Правила составления сопроводительного письма

В этой статье мы расскажем, как составить сопроводительное письмо, которое увеличит ваши шансы на занятие вакансии. Вы узнаете:

• зачем предоставлять сопроводительное письмо;
• что следует включать в него, а чего нужно избегать;
• как правильно составить этот документ;
• советы экспертов по трудоустройству.

Нужно ли подавать сопроводительное письмо?

Согласно опросу, проведенному корпорацией Jobvite в 2015 году, только 10% менеджеров по персоналу читают сопроводительные письма. Это значит, что в девяти случаях из десяти кропотливый труд, вложенный соискателем в написание этого документа, пропадает зря. Поэтому многие люди уверены, что практика его подачи изжила себя.

Казалось бы, они правы. Действительно, если шансы на прочтение сопроводительного письма настолько малы, зачем утруждаться? Однако вы должны быть готовы к подаче этого документа хотя бы потому, что ваш потенциальный конкурент сочтет его подготовку излишней. А вдруг ваш работодатель окажется тем человеком, для которого наличие этого письма является обязательным для соискателей?

Сопроводительное письмо может стать пропуском к занятию должности вашей мечты. Конечно, не стоит его подавать, если в описании вакансии работодатель прямо указал об отсутствии необходимости в нем. Во всех остальных случаях обязательно прилагайте этот документ к резюме.

Назначение сопроводительного письма

Составление сопроводительного письма потребует от вас определенных усилий. Документ должен достичь следующих целей:

• Представить вас менеджеру по найму персонала. Если бы вы встретились с этим специалистом лично, вряд ли бы молча положили перед ним свое резюме и ушли, не так ли? Скорее всего, вы сначала пожали бы ему руку и представились. Сопроводительное письмо действует как это дружеское рукопожатие и вежливая самопрезентация.
• Убедить работодателя, что вы идеально подходите для вакансии. Хорошо написанное резюме подчеркивает ваши сильные стороны, но не дает стопроцентной гарантии того, что вы сможете занять желанную должность. Сопроводительное письмо подтверждает вашу пригодность для работы именно в той компании, куда вы обратились.
• Предоставить дополнительную информацию. При написании резюме часто пропускаются важные данные. Так, работодателя может смутить перерыв в трудовой деятельности соискателя. Сопроводительное письмо даст понять, что в это время вы не ленились, а, к примеру, активно занимались самообразованием по своему профилю. Таким образом, отпадут ненужные вопросы.

Чем отличается сопроводительное письмо от резюме?

Сопроводительное письмо - не альтернатива резюме, а дополнение к нему. Оба документа работают на то, чтобы дать специалисту по найму наиболее полную информацию о вас как о соискателе вакансии. Сопроводительное письмо отличается от резюме по следующим параметрам:

• резюме - структурированный документ, подробно рассказывающий о вашем опыте работы; сопроводительное письмо состоит из 2-3 абзацев (вступительной, основной и заключительной частей);
• резюме фокусируется на прошлом, письмо - на настоящем и будущем;
• резюме является строгим официально-деловым документом; письмо допускает разговорный стиль изложения;
• сопроводительное письмо предполагает персонализированный подход; в резюме это не всегда требуется.

Сопроводительное письмо и резюме не является взаимозаменяемыми документами. Главное правило заключается в том, что вам как соискателю всегда будет нужно резюме, а в некоторых случаях понадобится и сопроводительное письмо.

Если вы подаете заявку с резюме и сопроводительным письмом, они должны дополнять, а не копировать друг друга.

Резюме в основном описывает опыт и навыки, которые вы приобрели в прошлом. Хотя вы можете упомянуть в нем о своих карьерных намерениях, "мясо" будет находиться вместе со "скелетом" - в разделе описания вашего профессионального бэкграунда.

В сопроводительном письме вам стоит сфокусироваться на навыках, которые помогут в будущем преуспеть в конкретной должности.

Резюме должно быть строгим, фактологическим и объективным. Сопроводительное письмо - это возможность более полно раскрыться и презентовать себя как личность работодателю.

Сопроводительное письмо всегда адресовано конкретной организации и нацелено на определенную вакансию. Это шанс показать, что вы выполнили свою домашнюю работу по изучению компании, должности и, возможно, даже менеджера по найму. Правильно составленное, оно должно внушить рекрутеру желание прочитать ваше резюме.

Что должно включать в себя сопроводительное письмо

Создание сопроводительных писем - это не искусство. Это навык, который может освоить любой. Сопроводительное письмо обычно составляется по общепринятому лекалу (далее мы поговорим об этом) и традиционно включает в себя семь элементов.

Персональное приветствие

Выясните, кому именно вы пишете. Загляните на веб-сайт компании, чтобы узнать имя менеджера по найму. Или позвоните в компанию - человек на другом конце провода наверняка сообщит вам, кто занимается наймом персонала.

Персональное приветствие - более теплое обращение, чем безликое "Уважаемый работодатель". И пожалуйста, избегайте канцеляризма "К сведению заинтересованных лиц" или старомодного "Дамы и господа!". Никого это не впечатлит. В большинстве случаев, особенно в сопроводительном письме по электронной почте, используется выражение "Здравствуйте" или "Доброго времени суток".

Яркое вступление

Начинайте с цепляющей фразы. Она поможет с ходу завладеть вниманием рекрутера и пробудить в нем желание читать дальше.

"Я пишу, чтобы подать заявку на должность в компании..." - согласитесь, такое начало ни к чему хорошему не приведет. Звучит банально и скучно.

Другое дело, если вы начнете как-нибудь так:

Подобные вступления опускают общие места и сразу переходят к важным деталям, объясняющим, кто вы и почему заслуживаете внимания.

Готовность разрешить проблемы компании

Каждое объявление о вакансии - попытка компании решить какую-то задачу. Ваше сопроводительное письмо должно показать, что прием вас на работу - лучший способ избавиться от проблемы.

Например, если компания ищет специалиста по iail-рассылкам, наверняка ее текущие маркетинговые кампании не дают ожидаемого результата. Это проблема, и вы тот человек, который может ее решить. Покажите в самом начале вашего письма, почему вы, как никто другой, подходите для подобной работы.

Убедительно прозвучит следующая фраза:

Выбор верного тона

Исследуя компанию, знакомясь с контентом на ее корпоративном сайте, вы получите представление о стиле общения сотрудников. Узнайте также, кто является менеджером по найму, и поищите его профили в социальных сетях.

Соберите максимум сведений о компании как бренде и о ее сотрудниках как личностях, постарайтесь усвоить их манеру общения. Если им не чужд веселый, шутливый тон, то немного юмора в вашем сопроводительном письме может только пойти на пользу. Если они более сдержанны в общении, следуйте их примеру.

Работодатели ищут себе подобных, тех, кто легко впишется во внутрикорпоративную культуру и этику. Вы должны презентовать себя как такого человека, которого ищут.

Вспомните, как хороший продавец заключает сделки: он вовлекает потенциального клиента в процесс покупки, подражая его манере говорить и действовать. Вам нужно использовать ту же технику. Зеркальное отражение - лучший способ вписаться в новую команду.

Использование чисел

Сопроводительное письмо - это не место для расплывчатого описания ваших достижений. Если у вас были успехи, представьте их в цифрах.

Цифры особенно выделяют кандидата из общей массы. Они привлекают внимание и создают интригу, занимая совсем немного места на странице. Используйте их, когда это возможно.

Краткие примеры

Случаи из практики - это здорово, но их описание должно быть как можно короче. Никакой болтовни! Сведите примеры до трех предложений. Начните с вашей квалификации, потом изложите в двух словах ситуацию, а затем - результат.

Релевантность вакансии

Каждое предложение вашего письма должно иметь отношение к тому, как вы можете помочь компании. Упоминайте только значительные факты. Помните: сопроводительное письмо и резюме - это всего лишь ледоколы. У вас будет возможность расширить свой рассказ на собеседовании. Создавая актуальные и краткие сопроводительные письма, вы не дадите рекрутеру лишнего повода проигнорировать вас.

Чего следует избегать в сопроводительном письме

Иногда то, чего вы не делаете, не менее важно, чем то, что вы делаете. Ряд вещей нельзя допустить при составлении сопроводительного письма.

Ошибки

Представьте себе, что ваша заявка - то, над чем вы работали часами, - была отклонена из-за нескольких негрубых орфографических или грамматических ошибок. Принять такое довольно трудно.

Но это случается. Часто.

Менеджеры по найму завалены сотнями резюме и сопроводительных писем по каждому объявлению о вакансии, и ошибки оказываются одним из самых простых способов сузить круг претендентов. Конечно, все зависит от того, заметит ли рекрутер ошибки и придаст ли им значение. Но в любом случае рисковать не стоит.

Усложненность стиля

Ваше сопроводительное письмо должно быть легко читаемым. Отправляете ли вы его по электронной почте или загружаете на портал по трудоустройству, скорее всего, оно будет прочитано онлайн, затем распечатано на бумаге и снова прочитано. Поэтому информация должна быть легко усваиваемой.

Большие блоки текста - это тяжелая работа для глаз, особенно на экране. Используйте короткие предложения и ограничьте абзацы тремя-четырьмя фразами. Учтите: информация, которая легко воспринимается на глаз, упрощает труд читателя.

Еще одна вещь, о которой следует помнить: ваше сопроводительное письмо и резюме будут прочитаны вместе, поэтому будьте последовательны при их написании. Сопоставьте стиль сопроводительного письма с подачей информации в резюме.

Копипаст

Приведенный выше пример "Я пишу, чтобы подать заявку на должность в компании" является образцом копипаста. Все неспецифическое или стереотипное сразу же заставит менеджера по найму задуматься над тем, скольких еще людей вы пытались впечатлить своим роботизированным письмом. Никто не говорит, что нельзя использовать шаблоны. Просто следует делать это не столь заметно.

Слишком много личного

Вы уверены, что менеджер по найму будет рад узнать о ваших трех кошках или коллекции покемонов? А то, что вы в детстве сломали ногу, катаясь на скейтборде, - тоже, по-вашему, интересная история? Приберегите все это до тех пор, пока не получите работу.

Менеджеры по найму не имеют права "забраковать" кандидата на основании его национальности или возраста. Эти данные можно и нужно оставить в вашем сопроводительном письме. О других подробностях личной жизни, включая семейное положение, стоит умолчать. Ими - при удобном моменте - можно возбудить интерес к себе во время собеседования. Но на данном этапе для рекрутера важнее информация о том, какую пользу вы как специалист принесете компании.

Яканье

"Я сделал это", "Я великолепен в этом" - все это хорошо, если речь идет о вашей способности помочь компании решить ее проблему. Сопроводительное письмо касается не столько того, что вы можете сделать, сколько того, что вы можете сделать для компании.

Ваше яканье может создать впечатление, что у вас раздутое эго и что с вами нелегко сотрудничать. Большинство должностей потребует от вас работы в составе команды или, по крайней мере, под наблюдением руководства. Слишком эгоцентричный подход будет восприниматься как серьезный минус.

Вы также рискуете показаться человеком, который преувеличивает свои достижения или, что еще хуже, лжет. Это может поставить крест на вашей карьере. Сконцентрируйтесь лучше на тех навыках, которые делают вас надежным партнером в командной работе.

Многословие

Согласно опросу Saddleback College, почти 70% работодателей хотят, чтобы сопроводительное письмо занимало меньше одной страницы. 24% заявили: чем короче, тем лучше.

Объем вашего сопроводительного письма должен состоять примерно из 300-350 слов, помещающихся в три-четыре коротких абзаца на одной странице. В электронном письме, позволяющим включать ссылки, можете обойтись еще меньшим количеством слов - 200-250.

Как написать сопроводительное письмо

Сопроводительные письма, как правило, пишутся в формате, который позволяет соискателям похвастаться своими достижениями, и (что более важно) привычен для менеджеров по найму.

Если вы беспокоитесь о том, что шаблонный формат помешает вам выделиться из массы конкурентов, не пользуйтесь им. Давайте разберемся, как должно выглядеть ваше письмо.

Шапка документа

Если вы отправляете физическую копию сопроводительного письма, оно должно начинаться с точной контактной информации о вас и работодателе, а также указания даты. Оформите сведения о человеке, с которым вы связываетесь, следующим образом:

• имя менеджера по найму / работодателя;
• адрес компании;
• город, район, почтовый индекс;
• номер телефона;
• адрес электронной почты.

Приведенная форма шапки документа не обязательна, но она должна включать перечисленные компоненты. Аналогичное оформление ваших данных в письме и резюме (с именем, выделенным крупным жирным шрифтом), поможет с самого начала привлечь к вам внимание.

Если вы отправляете сопроводительное письмо по электронной почте или загружаете его на портал по трудоустройству, можете добавить свою контактную информацию в самом конце, после подписи.

Приветствие

Приветствие - это первое, что увидит рекрутер после контактной информации. Оно демонстрирует степень уважения к адресату и культурный уровень заявителя. Если вы знаете имя контактного лица, обязательно используйте его.

Если получателем сопроводительного письма выступает непосредственно руководитель, будет уместным начать так:

Уважаемый [Имя] [Отчество],

Подобное обращение широко принято. Контакт с нижестоящим персоналом дает больше свободы и допускает некую небрежность, например:

Здравствуйте, [Имя],

Если вы не знаете имени контактного лица, обратитесь к команде компании:

Приветствую команду "[Наименование компании]"!

Выделите свое приветствие запятой или восклицательным знаком.

Вступление

После приветствия следует самопрезентация. Вот тут-то и потребуются яркие, цепляющие фразы. Помните, что ваша цель - привлечь внимание. Стараясь быть как можно более кратким, упомяните о своей предыдущей должности и расскажите о том, как ваши навыки и опыт соответствуют потребностям компании.

Это может выглядеть следующим образом:

"Не сомневаюсь, что вакансия менеджера по маркетингу привлекла шквал резюме. Мое - еще одно в этой массе, но я считаю, что мой опыт в проведении маркетинговых кампаний, которые увеличили лидогенерацию на 500% на моей предыдущей работе, делает меня идеально подходящим для вас соискателем".

Вступление - именно тот раздел, куда стоит включить цифры, подтверждающие ваши достижения.

Тело сопроводительного письма

Если сравнить сопроводительное письмо с обедом в ресторане, то можете считать, что пока вы только поговорили с официантом и насладились закуской. Теперь пришло время для главного блюда вашей трапезы.

Это та часть, где вы должны привести веские доводы в пользу своего соответствия выбранной должности и вызвать к себе доверие. Расскажите о своих навыках и опыте, а также о том, как вы можете помочь решить проблему компании.

Здесь самое подходящее место для примера: вас попросили что-то сделать, вы выполнили поставленную задачу с большим успехом, что помогло компании и увеличило ее прибыль.

Вот как это можно изложить:

"Работая в "[Наименование компании]", я организовал уникальные ежемесячные кампании по электронной почте, которые привели к увеличению лидогенерации на 300% и приросту дохода на 75% за шесть месяцев. Я также оптимизировал время ответа по электронной почте с трех дней до одного часа, улучшив показатели удовлетворенности клиентов на 20%".

К концу этого раздела вам нужно убедить менеджера по найму в том, что вы являетесь достойнейшим кандидатом. Вас должны отметить как соискателя, чье резюме стоит рассмотреть.

У вас есть - самое большее - два абзаца, чтобы изложить основные аргументы своей профпригодности, так что тщательно отбирайте слова.

Заключение

Это ваш призыв к действию. Поблагодарите менеджера по найму за потраченное время и дайте ему понять, что вы будете рады получить приглашение на собеседованию.

Используйте примерно такие выражения:

"Спасибо, что нашли время рассмотреть мое заявление. С нетерпением буду ждать ответа и возможности обсудить в ближайшее время детали будущего сотрудничества".

"С нетерпением жду любой возможности поговорить о том, что я смогу сделать для вашей компании на этой должности. Если вам нужна какая-либо дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне [адрес электронной почты или номер телефона]. Благодарю вас за то, что уделили время для ознакомления с моим резюме".

Подпись

Завершите свое письмо словами "Всего наилучшего", "Искренне ваш", "С наилучшими пожеланиями" (не забудьте поставить после этого запятую), а затем напишите ваше имя.

Для отправленных по почте сопроводительных писем лучше всего подходит рукописная подпись и напечатанное имя под ней:

Для отправленных по электронной почте или загруженных на портал по трудоустройству сопроводительных писем достаточно напечатанного имени:

Форматирование сопроводительного письма

Формат вашего письма так же важен, как и его содержание. Лучше всего, если он будет отвечать следующим канонам:

• шрифт Arial, Calibri, Georgia или Times New Roman
• размер шрифта 10-й или 12-й;
• 2,5-сантиметровые поля вверху, внизу и по бокам страницы (если вы изо всех сил стараетесь уместить все на одной странице, попробуйте сократить поля вверху и внизу до 2 см);
• пробелы между заголовком, приветствием, абзацами основной части и подписью;
• выравнивание текста по левому краю.

И последний совет: избегайте Comic Sans любой ценой.

Советы от экспертов по сопроводительным письмам

Вы уже многое узнали, теперь пришло время развернуть тяжелую артиллерию. Мы обратились к некоторым из самых уважаемых экспертов в сфере трудоустройства с вопросом: "Каковы наилучшие способы создания идеального сопроводительного письма, которое наверняка сможет привлечь внимание работодателя?".

Вот их главные рекомендации:

• ясность - избегайте использования непонятных сокращений и специфической лексики;
• лаконичность - пишите кратко и емко, старайтесь не "грузить" менеджера по найму, а вызвать у него желание связаться с вами, чтобы узнать побольше о том, какую пользу вы можете принести его / ее организации;
• убедительность - обеспечьте подтверждение ценности ваших навыков, опыта и решений.

От теории к практике

Теперь вы сможете составить сопроводительное письмо, представив себя как идеальную кандидатуру на выбранную должность. В худшем случае оно заставит менеджера по найму прочитать ваше резюме, а в лучшем - снять трубку и позвонить вам. Сопроводительные письма не умерли. И вы это докажете.